Billovi Gatesovi je přičítán citát, který pořád recituji: „Vybral jsem si líného člověka, který bude tvrdě pracovat; protože líný člověk najde snadný způsob, jak to udělat. “Líbí se mi to, protože zachycuje sentiment, o kterém jsem vždycky věděl, že zvoní: Existuje způsob, jak proměnit zlozvyk ve ctnost. Líní lidé jsou nejlepší při hledání snadných způsobů, jak dělat věci. Špinaví lidé mají nejlepší tipy pro čištění. A lidé, kteří se nesnadně chovají ve správě své doručené pošty, mají nejlepší rady pro komunikaci prostřednictvím e-mailu.
Právě jsem zde shromáždil několik solidních rad od zaslaných e-mailů, abyste to dokázali. A ano, jména byla změněna, aby byla chráněna jejich schránka.
„Pokud to bezpodmínečně nemusíte, neposílejte e-mail více než jedné osobě. S menší pravděpodobností na to odpovím, protože čekám (a doufám), že uvidím, jestli to udělá druhá osoba. “
"Začal jsem lidem říkat ve svých e-mailech, pokud mě ode dne do [rozumného data] neslyšíte, prosím mě prosím přesně toho rána s úplným řádkem předmětu. Jakmile vědí, že to myslím vážně, myslím, že povolení k nagg pomáhá udržet věci v pohybu, i když jeden z nás pustí míč. “
„Použití akčních instrukcí v záhlaví mě neustále šetří. V podstatě zadejte svůj e-mail s příjemcem a názvem a pak mi sdělte, co potřebujete. Něco jako „POŽADOVANÁ AKCE: Čísla příštích let“ nebo „PRO PŘEZKUM: Použití účtu XYZ“ nebo „POTŘEBA ODPOVĚDNOSTI: zítřejší schůzka, tabulka připojeno. “Pokud vidím jeden z těchto smělých akčních pokynů, obvykle ho upřednostňuji, a pokud jsem odesílatel, mám lepší odpověď hodnotit."
"Při jednání s lidmi, kteří sají e-maily, posílám jim očíslované seznamy otázek, na které musím odpovědět."
„Automatická odpověď je zachránce! Jsem přehlídka jedné ženy a upřímně řečeno, ne všechno, co prochází mým doručeným, je nejvyšší prioritou. “Tato zaneprázdněná žena má na každou e-mailovou adresu automatickou odpověď s e-mailem a zpráva, která vyzývá klienty s naléhavými požadavky na text nebo volání, a stanoví očekávání její odpovědi: „Pokud jste neobdrželi odpověď do 48 hodin, postupujte prosím nahoru."
"Štítky jsou nutností!" Tímto způsobem mohu snadno třídit všechno. Nastavil jsem filtry tak, aby se automaticky archivovaly (přeskakovaly doručené zprávy) o věcech, které nepotřebují okamžitou odpověď, takže bude moje doručená pošta spravovatelná. “
„Pokud vám řešení problému v e-mailu zabere více než dvě věty, pravděpodobně budete lépe telefonovat nebo osobně. Vložte do předmětu co nejvíce podrobností. E-maily by měly vypadat spíše jako texty než karty od babičky. “
„Pokud se téma změní, nepřestávejte odpovídat na stejné e-mailové vlákno donekonečna. Obvykle je nejlepší změnit předmět e-mailu nebo ještě lépe začít nový e-mail. Když denně dostáváte více než 100 e-mailů, musíte být v prioritě odpovědí, takže pokud nevím, o čem je e-mail, nebo si myslím, že se jedná o staré téma, je méně pravděpodobné, že jej brzy otevřu. A je zvláště užitečné, když se potřebujete vrátit zpět a hledat staré e-maily, pokud se předmět předmětu shoduje s tělem e-mailu. “
Vypadá to kontra intuitivně, ale mnoho lidí, které jsme se zeptali, uvedlo, že jejich smartphone je v e-mailu zhoršuje. „Toto je pravidlo, které se snažím implementovat opravdu těžko pro sebe: Nekontroluj svůj e-mail, pokud nebudeš k dispozici pro odpovědi na e-maily. Nakonec jsem zapomněl odpovědět na některé e-maily nebo odložit svou odpověď, protože jsem si ji přečetl a pak zapomněl, že jsem nikdy neodpověděl. Snažím se opravdu jen těžko zkontrolovat, jestli mám v tu chvíli čas a duševní energii na to, abych odpověděl. “
"Ve svém denním kalendáři mám" e-mail "a snažím se ho udržet až do té doby a jakmile uplyne 30 minut, zavřu jej."
"Sám e-mail, ale stejně jako před pěti lety Gmail začal magicky odesílat všechno přímo do koše." Nedokázal jsem přijít na to, jak to přesměrovat, a po několika pokusech o půl týdne, které jsem zjistil, jsem zjistil, že se mi to líbí. Nyní chci věci přesunout z koše do své doručené pošty, pokud je chci uložit; všechno ostatní magicky odstraní každý měsíc nebo tak něco. “
