I když jste zaneprázdněni procházením své nové přepracované doručené pošty v Gmailu, dovolte nám, aby vám šikovně navrhl, který by mohl desetinásobně zvýšit efektivitu vaší profesionální komunikace. Zapomeňte na snahu držet krok s tuctem pekařských tuctů e-mailových štítků typu mix-and-match. Můžete účinně skrýt každou zprávu, kterou dostanete, do tří akčních složek. Zde jsou.
„Koše“ je samozřejmě koše a „spam“ je spam. Ale co dalších 8 000 zpráv, které každý den dostáváte? Musí někam jít, že?
"Později"
Co do toho vložíte: E-maily, které vyžadují dokončení úkolu, který v tuto chvíli nemůžete udělat. Rychlé odpovědi na zprávy 2 minuty nebo méně by měly být prováděny ASAP, ale e-maily s dlouhými odpověďmi nebo zprávy, které vás vyzývají k provedení akce, mohou v této složce viset, dokud nebudete moci sledovat později.
Co s tím uděláte: Pamatujte, později to znamená později; celý systém selže, pokud s touto složkou nebudete držet krok. Kdykoli budete mít po celý den k dispozici 20 minut, obraťte se na štítek „Později“ a sledujte akce a odpovědi, které odložíte.
"Držet"
Co do toho vložíte: Zprávy a vlákna s úzkým oknem užitečnosti. Zde se mohou hodit vlákna od spolupracovníků na probíhajících projektech, stejně jako e-maily s potvrzovacími čísly nebo sledovacími kódy.
Co s tím uděláte: Sem vkládáte vlákna, protože k nim budete potřebovat snadný přístup alespoň na chvíli, takže zde můžete přejít a najít potřebné informace. Musíte to však pravidelně čistit - možná jednou týdně? -, aby vše zůstalo čerstvé a přehledné. Zprávy se přesunou ze složky „Hold“ do „Trash“ nebo do této další možnosti…
"Archiv"
Co do toho vložíte: Toto je vaše dlouhodobá knihovna e-mailů. Pokud e-mail obsahuje něco, co máte vědět budete potřebovat cestu později po řádku - například přihlašovací informace svého webového fóra nebo konečné soubory z dlouho dokončeného projektu - hromádku sem pro pozdější použití.
Co s tím uděláte: Nechte to na pokoji... dokud něco nepotřebujete. Poté pomocí vyhledávací funkce vašeho e-mailového klienta vytáhněte zprávy z archivního knihovny a okamžitě získejte potřebné informace.
