Minule jsem s někým mluvil o e-mailu a poslouchal jsem si, jak si stěžují na to, jak prostě nemohou dostat věci pod kontrolu. Pak jsem poslal e-mail návrhářskému příteli o něčem důležitém a on nikdy neodpověděl. Ukázalo se, že jeho doručená pošta je hluboká 4 000 e-mailů, takže mu chyběl…
Býval jsem tím chlapem, ale po vyzkoušení milionu různých systémů jsem si uvědomil, že pro mě nikdo nepracoval. Potřeboval jsem něco, co zapadá do mého pracovního postupu, ale stále dávalo smysl. Teď to nemusí fungovat pro vás, ale udělejte to a možná zjistíte, že si spravujete svůj e-mail o něco lépe.
1. Doručená pošta <20: Opravdu jsem chtěl pracovat v systému Inbox Zero, ale to nebylo vždy možné. Často jsem zjistil, že si v doručené poště uchovávám pouze jeden nebo dva e-maily, nikdy se to nestalo a později jsem se za to cítil provinile.
Místo toho, abych se držel „nulové“ části pravidla, rozhodl jsem se, že to bude jednoduché a ujistím se, že moje doručená pošta má vždy méně než 20 e-mailů. Tímto se necítím provinile za to, že jsem tam příliš mnoho, nebo že nedosahuji úplně Inbox Zero. Všechny e-maily, které zbývají ve složce Doručená pošta, jsou obvykle tam, protože je třeba jednat brzy, ale ne nutně okamžitě.
2. Pravidlo 20 minut: Přál bych si, abych našel, kde jsem to četl, protože bych to rád zde zmínil. Předpokládalo se však, že odpovíte na textovou zprávu do dvou minut, na e-maily během 20 minut, hlasové zprávy do dvou hodin nebo na něco podobného. Bez ohledu na skutečná čísla jsem přijal pravidlo 20 minut pro odpověď na e-mail, kdykoli je to možné.
Když se rychle vrátím k lidem, moje doručená pošta zůstane neuspořádaná, lidé se nezlobí, protože jsem neodpověděl a v tomto procesu jsem pořád organizovaný.
3. Zákon, archiv nebo koš: Každý e-mail má pro mě jednu ze tří akcí. Pokud musím jednat podle toho, co je tam, odpovím a pak vezmu původní e-mail a uložím jej do složky Archiv. Pokud potřebuji e-mail, ale nepotřebuje žádnou odpověď (například potvrzení nebo něco podobného), vložím jej znovu do této složky archivu. A konečně, pokud se jedná o spam nebo nevyžádanou poštu, prostě ji smetím natrvalo, takže nezabrání místo na pevném disku. Zjistil jsem, že tento systém pro mě funguje dobře, protože vždy vím, kde hledat něco, ale zároveň se zbavím nepořádku.
4. Zpracování e-mailu v dávkách: Než jsem dokonce vstal z postele, v mé doručené poště je obvykle 30 e-mailů, které vyžadují nějakou pozornost. I po oříznutí tuku a odstranění nevyžádané pošty je stále ještě k dispozici značné množství e-mailů, které mohou být frustrující. Jak to udělám?
Protože dostávám tolik e-mailů, obvykle je zvládnu v dávkách i v rámci 20minutového pravidla. To znamená, že neztrácím čas nepřetržitou kontrolou své doručené pošty a tím zastavuji svůj další pracovní postup.